ТОП-5 техник эффективного управления временем. Интервью с Ириной Миняйло

Успех, то есть способность работать максимально продуктивно, зависит от того, насколько умно вы используете свое время — и насколько позволяете другим его у вас красть. Я попросил Ирину Миняйло, директора по развитию компании BogushTime, рассказать о  ТОП-5 простых в реализации техник эффективного управления временем.

В разных источниках эти техники называются по-разному, я дам им свои названия и опишу суть своих любимых.

«Баланс жизни» (или «Колесо жизни»)

Очень часто у людей бывает «перекос» – «живут» только на работе, или в семье, или с друзьями, или занимаются проблемами общества. Важно иметь цели и задачи в разных областях жизни и гармонично развиваться в них.

Для этого в начале каждого месяца составляйте список целей и задач по разным областям жизни, а в конце месяце отмечайте, что было реализовано. На своих тренингах по тайм-менеджменту мы рекомендуем планировать по 6 ключевым областям жизни:

• физическая область (связана с телом: посещение салона красоты, спортзала, врача, покупка одежды, жильё и пр.);
• личностная область (связана с развитием: чтение книг, посещение лекций, семинаров, тренингов, хобби и пр.);
• семейная область (связана с родными и близкими: дни рождения родственников, семейные события, ремонт в квартире/доме и пр.);
• бизнес область (связана с работой, карьерой, собственным бизнесом: рабочие проекты, деловые встречи, участие в профессиональных конференциях и выставках, планы/отчеты и пр.);
• принципиальная область (связана с реализацией духовных ценностей: благотворительные проекты, духовное развитие и пр.);
• общая (или социальная) область (связана с события, происходящими в обществе: посещение театров/музеев/кино, праздники и пр.).

Когда у вас есть такой список целей и задач по разным областям жизни, вы начинаете уделять внимание каждой области и что-то делать в достижении этих целей. А если прошло 3 месяца, а вы так и не приступили к выполнению какой-либо цели – задумайтесь, а действительно ли вы этого хотите?..

Также эта техника позволяет придавать смысл вашим ежедневным задачам. Перед тем, как выполнить любое задание, спросите себя: «А для какой из целей я это делаю?».

«Хронометраж дня»

Классический хронометраж заключается в том, что вы фиксируете в течение дня, сколько часов потратили на какую задачу. Мы же сначала оцениваем все задачи по времени, а только потом приступаем к их выполнению. Очень часто люди пишут длиннющий список задач, начинают его выполнять, в конце дня расстраиваются, что не выполнили многого, переносят задачи на следующий день и так до бесконечности…

Если бы вы вначале дня оценили свой план, то увидели бы сколько реально времени вам необходимо для его выполнения, и сразу бы приняли решение – что можете перенести, что делегировать, а от чего вообще можно отказаться. Когда мы приходим в магазин, а в кошельке у нас только 200 грн., глупо набирать продуктов на 400 грн. Почему же при составлении плана дня мы считаем, что можем себе позволить задач на 48 часов?…

В общем, составляйте список задач на день, оценивайте их по времени, а в конце дня подводите итоги – сколько действительно ушло времени на их выполнение. Со временем у вас выработается привычка правильно оценивать задачи и выделять на них адекватное время.

«АВС-анализ»

А вот чтобы правильно оценивать задачи по приоритетам – присвойте каждой задаче статус А, В или С:

• А – могу сделать только я;
• В – могу делегировать;
• С – могу сделать в другой день или вообще отказаться от этой задачи.

Также из задач статуса «А» выделите 5 главных задач, которые вы 100% сделаете и присвойте им приоритет от 1 до 5. Если вы сделаете эти 5 задач в течение дня, то будете довольны и собой, и своей работой.

«Режим работы 50/10»

Есть такая притча о двух дровосеках: «Два дровосека как-то поспорили, кто из них нарубит больше леса за один день. С утра они заняли свои места и принялись рубить. Но через час один перестал работать и присел на пенек. Другой лесоруб, немного подивившись, продолжил с удвоенной силой.

Прошло десять минут, и он услышал, что второй дровосек снова принялся за работу. И снова они работали почти синхронно, как вдруг первый лесоруб опять услышал, как его противник снова остановился. Вновь дровосек обрадовано принялся за работу, уже ощущая запах победы. И так продолжалось целый день.

Каждый час один из лесорубов останавливался на десять минут, а второй продолжал . Когда начало смеркаться, дровосеки прекратили рубить. Тот, что работал не переставая, был совершенно уверен — он победил, но каково же было его удивление, когда он узнал, что ошибся.

— Как это получилось? — спросил он своего напарника. — Каждый час я слышал, как ты на десять минут прекращаешь работу. Как ты умудрился нарубить больше дерева, чем я? Это невозможно! Ведь я работал с удвоенной силой!

— Всё очень просто, — ответил тот. — Каждый час я останавливался на десять минут. И в то время, как ты продолжал рубить лес, я точил свой топор».

На своих тренингах мы активно используем эту технику и работаем в режиме 50/10 – 50 минут работаем, 10 минут отдыхаем. Как результат, в конце дня у участников тренинга нет усталости, а темп работы сохранятся стабильно высокий.

Нам часто кажется, что если немного «поднажмем», то больше выполним работы. На самом деле разумно делать короткие перерывы и переключать своё внимание на другие виды работ, чтобы восстанавливать свою работоспособность. Поработав 50 минут за компьютером – сделайте короткую зарядку, выпейте стакан воды и пр.

«Сделай это сразу»

Чтобы сократить время на выполнение задач, усвойте одно простое правило: когда к вам «пришла» задача – 1) сразу выполните её, 2) если задача большая по объему, отложите, чтобы собрать необходимую информацию или выполнить с ней какие-то изменения позже, 3) делегируйте или удалите её.

И часто самым эффективным оказывается первый способ. Когда мы откладываем задачи, то тратим больше времени на её выполнение – мы посмотрели на неё один раз, потратили какое-то время, отложили, периодически думаем о ней, опять к ней возвращаемся, уже не помним о чём была задача, вспоминаем, опять смотрим на неё и таки выполняем.  В итоге, общее количество времени на выполнение этой задачи увеличивается в 2-3 раза.

Если хотите быть эффективным – делайте всё сразу!

Какую худшую ошибку можно сделать в области личной эффективности?

Не знать и не иметь своих целей в жизни. Выделите пару часов, съездите в красивое место, подумайте, чего вы действительно хотите в этой жизни, и запишите это в красивый и удобный планировщик:)

Когда вы знаете свои цели, весь мир начинает «работать» на вас. Вы начинаете видеть возможности, происходят определённые события, в вашем окружении появляются люди, которые способствуют достижению этих целей. Качество жизни меняется.

Чем тайм-менеджмент руководителя отличается от тайм-менеджмента рядового сотрудника

Руководитель никогда не должен забывать о стратегии. Понятное дело, рутина засасывает, форс-мажоры случаются, но руководитель всегда должен смотреть дальше сотрудника. Поэтому в его плане 20% задач должны быть связаны со стратегическими задачами. И чем крупнее компания и выше руководитель по иерархии, тем больше этот процент должен быть. Руководители создают будущее компании.

Ирина Миняйло —  директор по развитию компании BogushTime

Источник: profiskills.com