Как организовать рабочий день руководителя и его команды?
Работа любого подразделения начинается с работы руководителя
При этом многие руководители часто оказываются загруженными работой больше, чем все подразделение вместе взятое. И все потому, что не понимают - их функции кардинально отличаются от функций рядовых сотрудников, их основная задача – это не «стоять у станка», чтобы производить результат, а именно руководить. Т.е. выполнять задачи должны подчиненные, а обязанность руководителя контролировать и обеспечивать выполнение этих задач сотрудниками.
В этой статье я расскажу о том, как правильно спланировать работу руководителя, а значит, и организовать работу всей команды. Для этого каждый руководитель должен выделять время на:
Стратегическое планирование – это самая важная работа руководителя:
- знать и понимать цели компании;
- уметь извлекать цели подразделения из целей компании;
- создавать планы так, чтобы деятельность подразделения приближала всю компанию к реализации ее целей.
Координации с вышестоящим руководством.
На таких координациях руководитель как раз и согласовывает деятельность своего подразделения с целями компании и отчитывается о результатах. Выделяйте на это время с запасом, чтобы все спокойно обсудить.
Координации с подчиненными.
Это работа с одним подчиненным и согласование того, что он будет делать, когда и как, и когда он готов будет отчитаться о результате.
При этом важно понимать, что не только руководитель ставит подчиненному задачи, а и подчиненный рассказывает руководителю, что и как он будет делать – и вы вместе согласовываете эти действия.
Разумеется, подчиненный должен уметь планировать, думать, понимать последствия своих действий. Но только на руководителе лежит полная ответственность за то, чем занят его подчиненный и какие он производит результаты. Поэтому руководитель должен уметь подвести своего подчиненного к верному решению, на что лучше потратить рабочее время – выполнить много рутинных задач или несколько важных.
На каждой координации руководитель должен ответить себе на такие вопросы:
- Какие задачи в списке подчиненного?
- К чему приведет выполнение этих задач?
- Как ориентировать своего подчиненного на получение результата?
К слову, у руководителя в непосредственном подчинении должно быть не более 7 человек, а лучше только 5. Поэтому, если у вас в подчинении больше людей – создайте такую структуру, при которой лично вам будут подчиняться только пятеро, которые будут ответственны не только за свою работу, но и 2-4 других людей.
Контроль – одна из основных функций руководителя.
Если на координациях руководитель согласовывает с подчиненными, что будет сделано, то во время контроля - получает краткий отчет о результатах и корректирует на месте план действий, если это необходимо.
Договоритесь с подчиненными, в какой форме этот отчет они вам предоставляют: по электронной почте, на общем бланке, заполненном в корпоративной сети или на доске отчетов и объявлений. Или же вы будете подходить к каждому и смотреть, выполняет или не выполняет он свои задачи. Все зависит от специфики работы и на это может уходить от 50 до 70% общего рабочего времени руководителя.
Будьте эффективно ленивым руководителем, не пытайтесь сами производить результат, а заставляйте это делать других людей.
Анализ (древне-греч. разделение на части).
Руководителю важно регулярно собирать данные, чтобы видеть, как идут дела – правильно или не правильно – и вовремя принять меры. Проводить анализ нужно не реже одного раза в неделю, а в сложных для компании условиях, как можно чаще. Для этого нужны:
- идеальная картинка того результата, который должно получить подразделение, с точным указанием количества.
- список успешных действий, которые гарантированно могут привести к этому результату.
- количество полученного результата и перечень выполненных работ, которые привели к этому результату, всем подразделением
- и количество полученного результата и перечень выполненных работ, которые привели к этому результату, каждым из сотрудников подразделения в отдельности.
И теперь вы сможете провести сравнительный анализ. Что хотели? Что получили? Как это получили? И что теперь нужно делать по-другому? Или наоборот, каких успешных действий нужно придерживаться и впредь?
Коррекции – внесение поправок в планы работы вашей команды.
Коррекция происходит и во время контроля работы сотрудников, но только после анализа результатов работы сотрудников за период не меньше, чем 1 неделя, можно увидеть, какие нужны изменения в расписании и методах работы, а возможно и штате сотрудников.
Совместное координирование деятельности всего подразделения.
Раз в неделю выделяйте время на собрание или совещание, чтобы подвести итоги недели, озвучивать полученные результаты и согласовывать планы на следующую неделю.
Для таких собраний существует обязательное правило – говорить обо всем только в позитивном ключе и держать фокус на целях и достижениях, а неудачи оставить для разговора наедине с тем, кто за них отвечает.
Только тогда команда будет двигаться к общей цели, когда люди будут понимать, к какой цели они должны прийти и какой вклад должен сделать каждый сотрудник в общее дело, т.е. как деятельность каждого отражается на деятельности группы.
Если же вы хотите получить практичный инструмент планирования, научиться привязывать долгосрочные цели к ежедневным действиям, а еще справляться с форс-мажорами и находить время, как для работы, так и для личной жизни, то пройдите тренинг «Стратегический тайм-менеджмент в бизнесе».
