Перейти к основному содержанию
 

Вы здесь

Как избавиться от прокрастинации?

15.12.2014

Эффективный способ заставить сотрудников выполнять задачи вовремя и не откладывать дела на потом в статье Людмилы Богуш для Forbes.

В «смутные» времена на поверхность всплывают «смутные» диагнозы и проблемы. Появляются темы, которые раньше никого не интересовали, а к ним тут же возникает армия «специалистов», готовых излечить вас от недуга волшебным прикосновением или ставшим популярным в последнее время «пенделем». Уже даже возникли теории Волшебного Пенделя, от психологических до мистических, и появились специалисты-пинатели, зарабатывающие деньги на тех, кто сам себя мотивировать уже не может.

И одним из источников заработка для таких специалистов  является удивительное явление – ПРОКРАСТИНАЦИЯ. По определению, слово «прокрастинация» произошло от английского «to procrastinate» – откладывать изо дня в день, мешкать. А популярность прокрастинация получила в силу того, что из безвредного переноса выполнения какой-либо задачи на «потом» она со временем превращается в особое и весьма вредное психологическое состояние, зачастую действительно требующее профессионального вмешательства.

Для того, чтобы прокрастинация стала проблемой, должно произойти что-то из следующего:

- человеку нужно впасть в замешательство от обилия отложенных дел;

- человеку нужно впасть в замешательство от непонимания своего предназначения и начать саботировать самого себя;

- человеку нужно накопить достаточный объем прошлых неудач;

- человека нужно завалить задачами сверх его уровня хаотичности;

- человеку нужно не давать задач достаточно в соответствии с его персональным уровнем хаотичности.

«Уровень хаотичности – это количество частиц, которые приходится человеку обрабатывать одновременно. Бывает нормальная хаотичность – когда количество единиц совпадает со способностью человека;  плюс-хаотичность – когда частиц больше, поэтому что-то выпадает из внимания и решения принимаются ошибочные; минус-хаотичность – когда частиц меньше, тогда человеку становится скучно, и он ввязывается в неприятности».

Задача руководителя – разобраться в причинах плохого психологического состояния сотрудника. Многие руководители совершают ошибку: стремясь выполнить поставленные перед подразделением задачи, они отодвигают непродуктивного сотрудника в сторону и либо делают его задачи сами, либо перебрасывают эти задачи другому сотруднику, еще сохранившему свою продуктивность. В обоих случаях решение не верное, потому что таким образом проблема не устраняется, а наоборот, распространяется на других сотрудников или даже на самого руководителя. Ведь появляются дополнительные задачи, которые относятся к категории «плюс-хаотичность» (когда количество задач превышает индивидуальную способность к выполнению), а это означает п.п. 1 и 4, так же выполнение не своей задачи вызывает проблему п. 2.

Что же делать?

Если вы заметили, что производительность вашего сотрудника снизилась, не спешите с ним расставаться  и не задвигайте его на вторые роли.  Постарайтесь выяснить, что ж произошло на самом деле. Не забывайте, что это ваша непосредственная обязанность – быть в курсе того, что происходит с вашими подчиненными.  Пригласите сотрудника и попросите его составить список всех задач, которые у него есть – актуальных и «подвисших» . Будьте готовы к тому, что вам придется столкнуться с сопротивлением, непониманием, иногда  возможны даже слезы. Вам нужно быть настойчивым, не сдаваться и настаивать. Как показывает практика, такое выписывание задач занимает примерно 20-30 минут. Не возмущайтесь по поводу того, что у вас нет столько времени. Ваша работа заключает не в том, чтобы абстрагироваться и заниматься выполнением ограниченного количества задач, а в том, чтобы заставить работать ваших сотрудников.  Посмотрите на сотрудника, как на станок – он должен работать и производить. Если он вдруг сломался, вы обязаны его отремонтировать.  

Я не беру сейчас экстремальные случаи, когда вы изначально установили неисправный станок. Это совсем другая история.  Мы говорим о правильном сотруднике.  После того, как список задач, актуальных и просроченных, будет готов, помогите сотруднику правильно составить его рабочее расписание, чтобы он:

- выполнил актуальные задачи в срок,

- завершил просроченное в ближайшее время,

- поставил в известность всех, кого подвел, о том, когда он сможет завершить задачи,

- вычеркнул то, что уже никому не нужно.

Заставьте сотрудника оценить, сколько времени ему понадобится для выполнения задач, и проследите за тем, чтобы он резервировал время для возможных форс-мажоров, которые обязательно случаются.  После всего этого отправляйте сотрудника работать и договоритесь, что вы будете регулярно его контролировать. И, конечно же, контролируйте – занесите контрольные точки в ваше расписание на день, установите напоминание и обязательно проверяйте, как у сотрудника идут дела.

Следующий день начните с проверки его расписания на день, применяя все уже известные вам правила. В общей сложности на восстановление «станка» у вас уйдет одна рабочая неделя, но оно того стоит.

Источник: Forbes.

Как избавиться от прокрастинации? Как избавиться от прокрастинации?

Эффективный способ заставить сотрудников выполнять задачи вовремя и не откладывать дела на потом в статье Людмилы Богуш для Forbes.

Эффективный способ заставить сотрудников выполнять задачи вовремя и не откладывать дела на потом в статье Людмилы Богуш для Forbes.

В «смутные» времена на поверхность всплывают «смутные» диагнозы и проблемы. Появляются темы, которые раньше никого не интересовали, а к ним тут же возникает армия «специалистов», готовых излечить вас от недуга волшебным прикосновением или ставшим популярным в последнее время «пенделем». Уже даже возникли теории Волшебного Пенделя, от психологических до мистических, и появились специалисты-пинатели, зарабатывающие деньги на тех, кто сам себя мотивировать уже не может.

И одним из источников заработка для таких специалистов  является удивительное явление – ПРОКРАСТИНАЦИЯ. По определению, слово «прокрастинация» произошло от английского «to procrastinate» – откладывать изо дня в день, мешкать. А популярность прокрастинация получила в силу того, что из безвредного переноса выполнения какой-либо задачи на «потом» она со временем превращается в особое и весьма вредное психологическое состояние, зачастую действительно требующее профессионального вмешательства.

Для того, чтобы прокрастинация стала проблемой, должно произойти что-то из следующего:

- человеку нужно впасть в замешательство от обилия отложенных дел;

- человеку нужно впасть в замешательство от непонимания своего предназначения и начать саботировать самого себя;

- человеку нужно накопить достаточный объем прошлых неудач;

- человека нужно завалить задачами сверх его уровня хаотичности;

- человеку нужно не давать задач достаточно в соответствии с его персональным уровнем хаотичности.

«Уровень хаотичности – это количество частиц, которые приходится человеку обрабатывать одновременно. Бывает нормальная хаотичность – когда количество единиц совпадает со способностью человека;  плюс-хаотичность – когда частиц больше, поэтому что-то выпадает из внимания и решения принимаются ошибочные; минус-хаотичность – когда частиц меньше, тогда человеку становится скучно, и он ввязывается в неприятности».

Задача руководителя – разобраться в причинах плохого психологического состояния сотрудника. Многие руководители совершают ошибку: стремясь выполнить поставленные перед подразделением задачи, они отодвигают непродуктивного сотрудника в сторону и либо делают его задачи сами, либо перебрасывают эти задачи другому сотруднику, еще сохранившему свою продуктивность. В обоих случаях решение не верное, потому что таким образом проблема не устраняется, а наоборот, распространяется на других сотрудников или даже на самого руководителя. Ведь появляются дополнительные задачи, которые относятся к категории «плюс-хаотичность» (когда количество задач превышает индивидуальную способность к выполнению), а это означает п.п. 1 и 4, так же выполнение не своей задачи вызывает проблему п. 2.

Что же делать?

Если вы заметили, что производительность вашего сотрудника снизилась, не спешите с ним расставаться  и не задвигайте его на вторые роли.  Постарайтесь выяснить, что ж произошло на самом деле. Не забывайте, что это ваша непосредственная обязанность – быть в курсе того, что происходит с вашими подчиненными.  Пригласите сотрудника и попросите его составить список всех задач, которые у него есть – актуальных и «подвисших» . Будьте готовы к тому, что вам придется столкнуться с сопротивлением, непониманием, иногда  возможны даже слезы. Вам нужно быть настойчивым, не сдаваться и настаивать. Как показывает практика, такое выписывание задач занимает примерно 20-30 минут. Не возмущайтесь по поводу того, что у вас нет столько времени. Ваша работа заключает не в том, чтобы абстрагироваться и заниматься выполнением ограниченного количества задач, а в том, чтобы заставить работать ваших сотрудников.  Посмотрите на сотрудника, как на станок – он должен работать и производить. Если он вдруг сломался, вы обязаны его отремонтировать.  

Я не беру сейчас экстремальные случаи, когда вы изначально установили неисправный станок. Это совсем другая история.  Мы говорим о правильном сотруднике.  После того, как список задач, актуальных и просроченных, будет готов, помогите сотруднику правильно составить его рабочее расписание, чтобы он:

- выполнил актуальные задачи в срок,

- завершил просроченное в ближайшее время,

- поставил в известность всех, кого подвел, о том, когда он сможет завершить задачи,

- вычеркнул то, что уже никому не нужно.

Заставьте сотрудника оценить, сколько времени ему понадобится для выполнения задач, и проследите за тем, чтобы он резервировал время для возможных форс-мажоров, которые обязательно случаются.  После всего этого отправляйте сотрудника работать и договоритесь, что вы будете регулярно его контролировать. И, конечно же, контролируйте – занесите контрольные точки в ваше расписание на день, установите напоминание и обязательно проверяйте, как у сотрудника идут дела.

Следующий день начните с проверки его расписания на день, применяя все уже известные вам правила. В общей сложности на восстановление «станка» у вас уйдет одна рабочая неделя, но оно того стоит.

Источник: Forbes.

logo