Перейти к основному содержанию
 

Распределять время поможет iPad

10.04.2012

Людмила Богуш-Данд – бизнес-тренер по тайм-менеджменту, основатель тренинговой компании, автор технологии и патента на планировщик BogushBook  и других разработок, помогающих человеку определить свои жизненные цели и двигаться к ним. Ее  инструмент для управления временем – BogushBook несколько лет назад стал популярным в среде бизнесменов, которые стремятся не только преуспевать в деловой сфере, но и иметь больше времени на семью, друзей, хобби. Этот «личный секретарь» уже воплощен в электронной версии под названием TimeOptimizer. На вопросы об управлении временем отвечает Людмила:

– Как лучше распределять дела: по важности или по срочности?

– При расстановке приоритетов критерии "важность" и "срочность" ни в коем случае не должны противопоставляться, а должны, наоборот – объединяться. Объединение этих критериев возможно только в рамках планового подхода к деятельности. Планирование — это определение конкретных шагов на пути к цели.Оно позволяет оценивать каждую возникающую задачу на основании того, какой вклад ее выполнение внесет в достижение целей человека. А  поскольку многие люди не имеют долгосрочных целей, для них необходимость расставлять приоритеты превращается в сложнейшую проблему. Для человека, имеющего жизненные планы, срочность имеет истинное значение "выполнить по сроку", а не второстепенное – "спешно". Что касается важности, то она определяется значимостью задачи в контексте общей системы целей.

– Как определить приоритетные дела?

– Распределение времени в ежедневном расписании человека должно происходить по принципу: 20% времени отводится на стратегические задачи, 60% – на  плановые, и 20% времени резервируется на возможные форс-мажоры – естественные явления  жизни. Не разумно игнорировать хаотичность жизни и обходиться без учета временного резерва для непредвиденных задач. Это приводит к возникновению замешательства и к большому количеству ошибок. А также тянет за собой следующие излишние действия, превращая жизнь в некое подобие гонки за собственной тенью.

– Согласно закону Паркинсона работа занимает всё отведенное на неё время. К чему ведет незнание этого закона?

– Это просто как закон гравитации: он действует независимо от того, знаком ли с ним человек! Смысл закона Паркинсона в том, что наш разум настолько совершенен (как вычислительная машина), что автоматически рассчитывает скорость движения к цели в зависимости от того, какой срок установлен. Наиболее простой демонстрацией этого является откладывание на потом: человек тянет и тянет до того момента, когда действительно пора приступить к выполнению задачи, и при этом он все время о ней думает, т.е. как бы находится в процессе, но в пассивном состоянии. Замечали, что "я думаю" является самой распространенной отговоркой? 

Некоторых людей (среди них особенно много предпринимателей) этот закон Паркинсона приводит к  трудоголизму и к стрессам. Чтобы избежать таких последствий, нужно выделить для работы четкий отрезок времени и не нарушать установленный лимит ни под каким предлогом, тогда наверняка останется время и для семьи, для отдыха.

– Ваши личные рекомендации по организации рабочего времени?

– Имейте список задач и при их распределении рассчитывайте реальное время на выполнение. Не беритесь за дела, которые выходят за рамки имеющегося в наличии временного ресурса. Оценивайте задачи через призму их ценности для достижения целей. Не взваливайте слишком много себя, рассчитывайте свои физические возможности. Устраните «похитителей времени». Например, «аська», форумы, личная почта, «контакты» и «одноклассники» пожирают просто массу времени, которое можно было бы потратить на дела. Выделите для общения и чтения новостей специальное время, допустим, полчаса с утра или полчаса вечером.

– Где найти дополнительное время на дневные дела и отдых?

– Запланируйте эти дела, особенно – отдых! Приведу личный пример: поскольку тренерская работа предполагает работу "на ногах", по рекомендации моего массажиста я ввела один "лежачий" день каждые 2 месяца. Представляете, как это круто: целый день "по расписанию" лежать в кровати с чистой совестью! 

– Что такое эффективный тайм – менеджмент? 

– Для того, чтобы быть счастливым, используйте свое время оптимально. А для этого вам нужно его правильно организовать. А значит – документировать. Для того, чтобы документировать свое время, сформулируйте себе цели. Для их достижения составьте планы. Для того, чтобы осуществлять их, действуйте по плану каждый день. Это и есть эффективный тайм-менеджмент! В рамках сказанного советую выполнять следующие шаги: 

  1. Составляйте список долгосрочных целей по ключевым областям не меньше, чем на 5 лет. 
  2. Имейте список промежуточных целей на год по ключевым областям. 
  3. Составляйте утром список задач на день для достижения долгосрочных целей. 
  4. Ежедневно совершайте маленький шаг к достижению целей. 
  5. Вечером анализируйте прошедший день и корректируйте последующие действия с учетом достигнутых за день результатов.

– Чему вы учите на тренинге по использованию iPad в качестве инструмента организации своего времени?

– Сначала осваиваем принципы управления временем, без которых бесполезна любая самая совершенная программа. Ведь iPad является просто компьютером, который удобно иметь при себе в различных условиях, не будучи сильно привязанным к электрической розетке. Теперь появилась возможность легко и быстро вносить данные, сверяться с личными планами, корректировать задачи, таким образом гармонизировать свое время. Для быстрого достижения успешности можно установить и использовать специальную компьютерную программу, основанную на моей авторской методике и направленную на тайм-менеджмент – Time Optimizer. Это приложение будет доступно для бесплатного скачивания с середины апреля 2012.

– В чем отличие этой программы от других аналогов?

– У нее есть целый ряд «фишек», благодаря которым она действительно «работает», а не является очередной системой напоминаний. Но более важно другое. Идеология этой программы имеет принципиально иную суть, нежели у других уже существующих аналогов для управления временем. Все, что рынок предлагал до сегодняшнего дня – это простые или более сложные системы напоминаний. Работая в традиционной системе «напоминаний и задач», человек меняется с ней ролями. Система становится хозяином и начальником, а человек – либо послушным либо отлынивающим исполнителем. 

Пользователи этой программы  – не рабы и не роботы – здесь нет автоматического перенесения задач на следующий день. Эта программа идеальна для проактивных (взявших на себя ответственность за свою жизнь и судьбу)  владельцев и не принесет много пользы реактивным (бездеятельным, реагирующим на обстоятельства, но не проявляющим инициативы) личностям. 

Программа состоит из двух условных блоков. Первый – это фундамент, в котором заложены долгосрочные и среднесрочные цели человека по ключевым областям жизни. Создавая их во взаимосвязи и легко просматривая, человек сможет действительно организовать свою жизнь оптимальным путем так, чтобы все это стало реальностью. Каждому нужны мечты, они мотивируют нас на реализацию целей. Цели ставятся на день, месяц, год и «на жизнь». Еще пишем проект – многоплановую задачу, которая нуждается в подготовке и состоит из многих подзадач. Например, открытие нового магазина, для подготовки к которому нужно продумать вопросы по оформлению документов, по подбору кадров, по ремонту и дизайну помещения и др. И для каждой промежуточной задачи так же будет устанавливаться ее конкретный срок - т.е. Все цели будут иметь “задачную развертку”.

Второй блок – это прицел на ближайший период: цели на месяц и задачи на день. Задачи делятся на уже привычные разовые, повторяющиеся, задачи-проекты и совершенно новый вид задач – курсовые задачи. Это совершенно новый тип задач, ранее не представлявшийся ни в каких других приложениях - проверено! Так же появляется возможность правильно рассчитывать временной ресурс, не  превышая 24 часов в сутках. В итоге программа помогает достигать и цель, и мечту, не превращая своего владельца в живого робота.

– Удачи вам! 

Виолетта Лунёва, собкор газеты

"Частный предприниматель" № 7 (291), апрель 2012 

рубрика "Копилка успешного опыта"

Распределять время поможет iPad Распределять время поможет iPad

Людмила Богуш-Данд – бизнес-тренер по тайм-менеджменту, основатель тренинговой компании, автор технологии и патента на планировщик BogushBook  и других разработок, помогающих человеку определить свои жизненные цели и двигаться к ним. Ее  инструмент для управления временем – BogushBook несколько лет назад стал популярным в среде бизнесменов, которые стремятся не только преуспевать в деловой сфере, но и иметь больше времени на семью, друзей, хобби. Этот «личный секретарь» уже воплощен в электронной версии под названием TimeOptimizer. На вопросы об управлении временем отвечает Людмила.

Людмила Богуш-Данд – бизнес-тренер по тайм-менеджменту, основатель тренинговой компании, автор технологии и патента на планировщик BogushBook  и других разработок, помогающих человеку определить свои жизненные цели и двигаться к ним. Ее  инструмент для управления временем – BogushBook несколько лет назад стал популярным в среде бизнесменов, которые стремятся не только преуспевать в деловой сфере, но и иметь больше времени на семью, друзей, хобби. Этот «личный секретарь» уже воплощен в электронной версии под названием TimeOptimizer. На вопросы об управлении временем отвечает Людмила:

– Как лучше распределять дела: по важности или по срочности?

– При расстановке приоритетов критерии "важность" и "срочность" ни в коем случае не должны противопоставляться, а должны, наоборот – объединяться. Объединение этих критериев возможно только в рамках планового подхода к деятельности. Планирование — это определение конкретных шагов на пути к цели.Оно позволяет оценивать каждую возникающую задачу на основании того, какой вклад ее выполнение внесет в достижение целей человека. А  поскольку многие люди не имеют долгосрочных целей, для них необходимость расставлять приоритеты превращается в сложнейшую проблему. Для человека, имеющего жизненные планы, срочность имеет истинное значение "выполнить по сроку", а не второстепенное – "спешно". Что касается важности, то она определяется значимостью задачи в контексте общей системы целей.

– Как определить приоритетные дела?

– Распределение времени в ежедневном расписании человека должно происходить по принципу: 20% времени отводится на стратегические задачи, 60% – на  плановые, и 20% времени резервируется на возможные форс-мажоры – естественные явления  жизни. Не разумно игнорировать хаотичность жизни и обходиться без учета временного резерва для непредвиденных задач. Это приводит к возникновению замешательства и к большому количеству ошибок. А также тянет за собой следующие излишние действия, превращая жизнь в некое подобие гонки за собственной тенью.

– Согласно закону Паркинсона работа занимает всё отведенное на неё время. К чему ведет незнание этого закона?

– Это просто как закон гравитации: он действует независимо от того, знаком ли с ним человек! Смысл закона Паркинсона в том, что наш разум настолько совершенен (как вычислительная машина), что автоматически рассчитывает скорость движения к цели в зависимости от того, какой срок установлен. Наиболее простой демонстрацией этого является откладывание на потом: человек тянет и тянет до того момента, когда действительно пора приступить к выполнению задачи, и при этом он все время о ней думает, т.е. как бы находится в процессе, но в пассивном состоянии. Замечали, что "я думаю" является самой распространенной отговоркой? 

Некоторых людей (среди них особенно много предпринимателей) этот закон Паркинсона приводит к  трудоголизму и к стрессам. Чтобы избежать таких последствий, нужно выделить для работы четкий отрезок времени и не нарушать установленный лимит ни под каким предлогом, тогда наверняка останется время и для семьи, для отдыха.

– Ваши личные рекомендации по организации рабочего времени?

– Имейте список задач и при их распределении рассчитывайте реальное время на выполнение. Не беритесь за дела, которые выходят за рамки имеющегося в наличии временного ресурса. Оценивайте задачи через призму их ценности для достижения целей. Не взваливайте слишком много себя, рассчитывайте свои физические возможности. Устраните «похитителей времени». Например, «аська», форумы, личная почта, «контакты» и «одноклассники» пожирают просто массу времени, которое можно было бы потратить на дела. Выделите для общения и чтения новостей специальное время, допустим, полчаса с утра или полчаса вечером.

– Где найти дополнительное время на дневные дела и отдых?

– Запланируйте эти дела, особенно – отдых! Приведу личный пример: поскольку тренерская работа предполагает работу "на ногах", по рекомендации моего массажиста я ввела один "лежачий" день каждые 2 месяца. Представляете, как это круто: целый день "по расписанию" лежать в кровати с чистой совестью! 

– Что такое эффективный тайм – менеджмент? 

– Для того, чтобы быть счастливым, используйте свое время оптимально. А для этого вам нужно его правильно организовать. А значит – документировать. Для того, чтобы документировать свое время, сформулируйте себе цели. Для их достижения составьте планы. Для того, чтобы осуществлять их, действуйте по плану каждый день. Это и есть эффективный тайм-менеджмент! В рамках сказанного советую выполнять следующие шаги: 

  1. Составляйте список долгосрочных целей по ключевым областям не меньше, чем на 5 лет. 
  2. Имейте список промежуточных целей на год по ключевым областям. 
  3. Составляйте утром список задач на день для достижения долгосрочных целей. 
  4. Ежедневно совершайте маленький шаг к достижению целей. 
  5. Вечером анализируйте прошедший день и корректируйте последующие действия с учетом достигнутых за день результатов.

– Чему вы учите на тренинге по использованию iPad в качестве инструмента организации своего времени?

– Сначала осваиваем принципы управления временем, без которых бесполезна любая самая совершенная программа. Ведь iPad является просто компьютером, который удобно иметь при себе в различных условиях, не будучи сильно привязанным к электрической розетке. Теперь появилась возможность легко и быстро вносить данные, сверяться с личными планами, корректировать задачи, таким образом гармонизировать свое время. Для быстрого достижения успешности можно установить и использовать специальную компьютерную программу, основанную на моей авторской методике и направленную на тайм-менеджмент – Time Optimizer. Это приложение будет доступно для бесплатного скачивания с середины апреля 2012.

– В чем отличие этой программы от других аналогов?

– У нее есть целый ряд «фишек», благодаря которым она действительно «работает», а не является очередной системой напоминаний. Но более важно другое. Идеология этой программы имеет принципиально иную суть, нежели у других уже существующих аналогов для управления временем. Все, что рынок предлагал до сегодняшнего дня – это простые или более сложные системы напоминаний. Работая в традиционной системе «напоминаний и задач», человек меняется с ней ролями. Система становится хозяином и начальником, а человек – либо послушным либо отлынивающим исполнителем. 

Пользователи этой программы  – не рабы и не роботы – здесь нет автоматического перенесения задач на следующий день. Эта программа идеальна для проактивных (взявших на себя ответственность за свою жизнь и судьбу)  владельцев и не принесет много пользы реактивным (бездеятельным, реагирующим на обстоятельства, но не проявляющим инициативы) личностям. 

Программа состоит из двух условных блоков. Первый – это фундамент, в котором заложены долгосрочные и среднесрочные цели человека по ключевым областям жизни. Создавая их во взаимосвязи и легко просматривая, человек сможет действительно организовать свою жизнь оптимальным путем так, чтобы все это стало реальностью. Каждому нужны мечты, они мотивируют нас на реализацию целей. Цели ставятся на день, месяц, год и «на жизнь». Еще пишем проект – многоплановую задачу, которая нуждается в подготовке и состоит из многих подзадач. Например, открытие нового магазина, для подготовки к которому нужно продумать вопросы по оформлению документов, по подбору кадров, по ремонту и дизайну помещения и др. И для каждой промежуточной задачи так же будет устанавливаться ее конкретный срок - т.е. Все цели будут иметь “задачную развертку”.

Второй блок – это прицел на ближайший период: цели на месяц и задачи на день. Задачи делятся на уже привычные разовые, повторяющиеся, задачи-проекты и совершенно новый вид задач – курсовые задачи. Это совершенно новый тип задач, ранее не представлявшийся ни в каких других приложениях - проверено! Так же появляется возможность правильно рассчитывать временной ресурс, не  превышая 24 часов в сутках. В итоге программа помогает достигать и цель, и мечту, не превращая своего владельца в живого робота.

– Удачи вам! 

Виолетта Лунёва, собкор газеты

"Частный предприниматель" № 7 (291), апрель 2012 

рубрика "Копилка успешного опыта"

logo